LA PLANIFICACIÓN
La planificación, además de ser un proceso exigente, requiere reflexión, conocimiento, estimaciones. Da la impresión de una dirección segura a los administradores empresariales y a los no empresariales (cada persona como ser viviente y racional), es una manera de reducir la incertidumbre a través de la previsión del cambio, de mirar hacia delante; reducir las actividades traslapadas y antieconómicas, descubrir el desperdicio y las ineficiencias; establecer los objetivos que deben utilizarse para facilitar el control.
Antes de iniciar cualquier función administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende lograr un grupo social, razón por la cual para llevar a cabo los objetivos propuestos se necesita decidir qué debe hacerse, cuándo, cómo ha de hacerse y quién lo hará , es decir, realizar planes y ello constituye la planeación que es la concepción anticipada de una acción que se pretende realizar. Esta acción debe ser elegida racionalmente y donde han de ser evaluados los objetivos, sus fines, los medios, la definición de las estrategias (acciones que van a realizarse) y, las políticas (arte con el que se conduce) para alcanzarla e incluye una revisión del rendimiento y retroalimentación para introducir un nuevo ciclo de planificación. Todo ello ocurre sobre un ambiente interno y externo.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Es el proceso de reflexión aplicado a la actual misión de la organización y a las actuales condiciones del medio en que ésta opera. El cual permite fijar lineamientos de acción que orienten las decisiones y resultados futuros.
Everett Adams.
Para comprender el concepto de Planificación Estratégica, se debe definir primero lo que significa la Planificación como Función Administrativa, la cual se expone a continuación:
Planificación como Función Administrativa
Obedece a orientaciones temporales que pueden o no favorecer a las estrategias. Estas orientaciones son cuatro, definidas a continuación: Reactivista, Inactivista, Preactivista, Interactivista.
Orientación Reactivista:
- No les satisfacen las cosas tal como están, ni el modo en que ocurre; tienden a entrar al futuro de cara al pasado, por lo que tienen una visión más clara del lugar de donde vinieron que del lugar hacia el cual se dirigen
- Prefieren tratar con personas y valores en vez de hechos y eficiencia.
- Sus evaluaciones y juicios están enraizados en la moralidad, no en la ciencia.
- Se sienten más tranquilos pensando cualitativamente que cuantitativamente.
- En las organizaciones reactivistas se planifica de abajo hacia arriba.
- La planificación reactivista trata los problemas separadamente, no sistemáticamente, por lo que pasa por alto las propiedades esenciales del todo y muchas de las propiedades importantes de las partes individuales.
Orientación Inactivista:
- Los inactivistas están satisfechos con las cosas tal como están.
- Sus objetivos son la sobrevivencia y la estabilidad.
- Las organizaciones inactivistas tienden a convertirse en instituciones de medio autocrático y fines democráticos. Estas organizaciones se desempeñan bien únicamente cuando las circunstancias que las rodean son favorables.
Orientación Preactivista:
- Creen que el futuro será mejor que el presente y que el pasado, por lo tanto, buscan acelerar el cambio, para explotar las oportunidades que traiga.
- Creen en el desarrollo tecnológico, pues consideran que hará el futuro muy diferente del pasado, por tanto conceden poca importancia a la experiencia. Solo confían en el experimento.
- Las empresas interactivistas tienen como principal objetivo el crecimiento.
- La planificación preactivista consiste en predecir el futuro y prepararse para él. La preparación consiste en dar los pasos necesarios para minimizar o evitar las amenazas del futuro y explotar las oportunidades futuras. Este tipo de planificación se hace de arriba hacia abajo.
Orientación Interactivista:
- Consideran al pasado, al presente y al futuro como aspectos diferentes, pero inseparables, de la problemática para la cual se planifica; se concentran en todas las orientaciones al mismo tiempo. Esta creencia se debe a que si no se toman en cuenta los tres aspectos temporales de una problemática, el desarrollo será obstruido.
- Piensan que el futuro esta sujeto a la creación, por lo que consideran a la planificación como "...el diseño de un futuro deseable de la invención de los métodos para llegar a él." (p.83)
- Confían más en la experimentación que en la experiencia, para encontrar soluciones a los problemas de cualquier tipo, sin embargo, también confían en la experiencia, más que en el experimento, para revelar problemas que requieren solución.
- El objetivo es maximizar su capacidad para aprender y para adaptarse: desarrollarse.
Tipos y Posiciones de Planificación
Existen cuatro posiciones en la planificación organizacional: Operativa, táctica, estratégica y normativa:
Planificación Operativa
Consiste en seleccionar medios para perseguir metas establecidas por una autoridad superior. Es a corto plazo (1año), es aplicada comúnmente por los inactivistas.
Ejemplo: Planificar para producir una cantidad de producto especificada por una autoridad superior.
Planificación Táctica
Se eligen los métodos y las metas para objetivos fijados por una autoridad superior. Tiende a darse a mediano plazo (2 a 5 años).
Generalmente la prefieren los reactivistas, porque deben escoger los estados previos a los que desean retornar (sus metas) y los medios para alcanzarla.
Ejemplo: Objetivo empresarial de obtener supremacía de ventas en los próximos 5 años y el Dpto. de ventas estará al cargo de que se cumpla este objetivo.
Planificación Normativa
Requiere la elección explícita de los medios, objetivos, metas e ideales. Cubre un período indefinido. No tiene horizonte fijo. El papel de los ideales es clave. Los interactivistas realizan este tipo de planificación.
Planificación Estratégica
Consiste en seleccionar los medios, objetivos y metas. Los ideales son impuestos por una autoridad superior. Es a largo plazo: mayor a 5 años. Los reactivistas y los inactivistas tienden a este tipo de planificación. La Planificación Estratégica es un proceso sistemático y organizado, conducido sobre la base de una realidad que permite decidir anticipadamente:
¿Qué tipo de esfuerzos de planificación deben hacerse?
¿Cuándo y cómo deben realizarse?
¿Quién los llevará a cabo?
¿Qué se hará con los resultados?
Igualmente, como proceso, es continuo, específicamente en cuanto a la formulación de estrategias, ya que el entorno o medio ambiente donde se desenvuelve la empresa, no es estático. Es decir, es cambiante.
ANÁLISIS DOFA DE UNA ORGANIZACIÓN
Una forma muy acertada de llevar a cabo este tipo de análisis es por medio de un estudio del FODA. Esta matriz hace ver las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que tiene o puede tener una organización en su entorno. Es de vital importancia desarrollarla para tener una mejor orientación en el momento de plasmar sus objetivos y planes de acción, para que estos sean lo más cercano a la realidad de la empresa.
Los factores externos de una organización presentan las oportunidades y las amenazas que bajo una acertada perspectiva crean un atractivo, mientras que los internos, fuerzas y debilidades, crean competitividad en el mercado. Más que una evaluación cuantitativa se busca entender los cambios en el entorno y medir nuestra capacidad de competir contra las mejores organizaciones.
Uno de los elementos en análisis de la Planeación Estratégica es el FODA, el cual, considera los factores económicos, políticos, sociales y culturales que representan las oportunidades y amenazas relativas al ámbito externo de la dependencia o entidad, al incidir en su quehacer institucional. La previsión de las oportunidades y amenazas posibilita la construcción de escenarios anticipados que permiten reorientar el de escenarios anticipados que permiten reorientar el rumbo institucional, mientras que las fuerzas y debilidades corresponden al ámbito interno de la institución. En el proceso de planeación estratégica, la institución debe realizar el análisis de cuáles son las fuerzas con que cuenta y cuáles las debilidades que obstaculizan el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.
A partir del listado de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas se realiza la comparación de enunciados, lo cual permite visualizar como algunas fortalezas aprovechadas adecuadamente pueden contrarrestar a algunas debilidades y viceversa, como algunas debilidades pueden estar afectando la mejor utilización de las fortalezas
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